Controle-informatie
Vanuit Standaard 500 worden de regels omtrent controle-informatie beschreven.
De controle-informatie komt uit de financiële administratie maar ook uit andere bronnen. Zowel interne- als externe informatie.
Het komt voor dat controle-informatie uit voorgaande controles wordt gebruikt. Dan moet de accountant vaststellen dat deze informatie ongewijzigd en nog van toepassing is.
Controle-informatie kan gebruikt worden voor:
- Risico-inschatting.
- Systeemgerichte werkzaamheden.
- Gegevensgerichte werkzaamheden.
De controle-informatie is primair bedoeld voor het aannemelijk maken van een bewering en in mindere mate als sluitend bewijs.
Bij het opvragen van controle-informatie wordt er een afweging gemaakt tussen de kosten voor het verkrijgen van deze informatie en de toegevoegde waarde. De controle moet immers effectief en efficiënt zijn. Overigens mag het achterwege laten van controle-informatie niet als reden hebben dat het te ingewikkeld, te veel tijd en kosten met zich mee brengt. Het gaat erom dat het controledoel behaald wordt effectief en efficiënt.
- Controleaanpak = controlewerkzaamheden op hoofdlijnen.
- Werkprogramma = controlewerkzaamheden in detail.
Verrassingselement
De controles van een accountant zijn gepland en voorspelbaar. Vanuit Standaard 240 volgt dat er een verrassingselement binnen de controle aanwezig moet zijn. Dit verrassingselement dient bij voorkeur gericht te zijn op een frauderisico (en dus significant risico).
- Een frauderisico is altijd een significant risico.
- Een significant risico is niet altijd een frauderisico.
Inspecties
Het onderzoeken van interne of externe registraties of het uitvoeren van een fysiek onderzoek van een actief. Dit kan zijn onderzoek van documenten of elektronische gegevens.
Drie soorten vastleggingen (en verschillende mate van betrouwbaarheid):
- Vastleggingen door derden en in bezit van derden: Kvk, Kadaster, Bkr etc.
- Vastleggingen door derden en in bezit van de entiteit: inkoopfacturen, contracten, subsidiebeschikkingen etc.
- Vastleggingen vervaardigd door de entiteit en in bezit van de entiteit: orders, kostprijsberekeningen, urenverantwoordingen, begrotingen, saldibalans etc.
De eerste is de meest betrouwbare controle-informatie. De derde de minst betrouwbare. Kenmerkend verschil is extern en intern vervaardigd, daarnaast waar de controle-informatie van afkomstig is (verkregen van de klant of juist zelf extern verkregen).
Fysieke inspecties kunnen plaatsvinden op kasgeld, activa, voorraden etc.
Een integrale inventarisatie van voorraden vindt plaats rondom balansdatum.
Partieel roulerende inventarisatie is gedurende het jaar (iedere keer een deel van de voorraden).
Bevestigingen
Schriftelijke externe bevestigingen worden als zeer betrouwbaar aangemerkt. Een reden om dit niet veelvuldig toe te passen is dat het relatief kostbaar is en belastend is voor zowel de cliënt als de aangeschreven partij(en).
De bevestigingen dienen rechtstreeks door de accountant ontvangen te worden. De accountant dient zelf de uitvraag te doen om te voorkomen dat informatie bewerkt wordt.
Een positieve bevestiging betekent dat er geen saldo wordt gecommuniceerd aan de aangeschreven partij. Deze partij moet dus zelf een bedrag invullen en aan de accountant rapporteren. Dit levert doorgaans een lager responspercentage op.
Bij de negatieve bevestiging is er een bedrag of overzicht door de accountant aangeleverd bij een aangeschreven partij. Deze variant levert minder zekerheid op.
Voorbeelden van opgaven: standaardbankverklaring (banksaldo’s), consignatie verklaring (voorraden niet in eigendom), depotopgave (voorraden), debiteurensaldo’s, crediteurensaldo’s, etc.
Reperformances
Het opnieuw uitvoeren van een controle of interne beheersmaatregel door de accountant. Dit geldt voor de registraties als de boekingen in de financiële administratie.
Verbandscontroles
De verbandscontrole is een specifiek soort cijferanalyse. Er wordt van financiële informatie een verband verwacht.
- Een bepaalde verhouding van kortingen of marges.
- Een verhouding tussen de salariskosten en het aantal medewerkers (fte).
Bij afwijkingen zal een verbandscontrole niet verklarend zijn en zijn er aanvullende werkzaamheden nodig om de oorzaak te duiden.
Veel gebruikte verbandscontroles:
- Goederenbeweging: beginvoorraad + inkopen - eindvoorraad = verkopen.
- Totaal inkopen = opboeking crediteuren.
- Totaal verkopen = opboeking debiteuren.
- Totaal ontvangsten magazijn = opboeking inkopen.
- MVA x gemiddelde afschrijvingspercentage = afschrijvingskosten.
- Gemiddelde schuld x rentepercentage = rentekosten.
Bij het uitvoeren van verbandscontroles is het gebruik van documentatie een middel om de betrouwbaarheid te vergroten. Bijvoorbeeld een leningsovereenkomst aansluiten met het rentepercentage van de openstaande schuld.
Boeken Auditing en Assurance
